Klauzula informacyjna RODO

 

1. W tym dokumencie przedstawiamy zasady przetwarzania Państwa danych osobowych w Spółce BEARPOL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Łazach, do czego zobowiązuje nas rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 2016, Nr 119)- które dalej nazywamy RODO.

2. Administratorem Państwa danych osobowych jest BEARPOL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Łazach (42-450), przy ul. Wyzwolenia 5A, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Częstochowie, XVII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000876880, NIP 6492321031. Pozostałe dane kontaktowe to: adres e-mail biuro@bearpol.pl.

3. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych więc w razie potrzeby kontaktu w sprawie Państwa danych osobowych można do nas napisać lub wysłać e-mail wykorzystując podane wyżej dane kontaktowe.

4. Jakie dane gromadzimy?

W zależności od celu przetwarzania może to być imię, nazwisko, adres zamieszkania/korespondencyjny, PESEL, adres IP, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego, w przypadku przedsiębiorcy również jego nazwa, NIP, REGON, a także dane jego pracowników (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe) udostępnione w celu kontaktu.

5. Państwa dane osobowe możemy przetwarzać w celu:

•  niezbędnym do wykonania umowy, której są Państwo stroną (np. dostawy towaru, dokonania rozliczeń i płatności), lub na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (np. prowadząc negocjacje, czy przygotowując ofertę), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

przez okres współpracy, a po tym czasie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej to termin przedawnienia według Kodeksu cywilnego wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz tych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata);

•  wypełnienia nałożonych na nas obowiązków prawnych (w szczególności obowiązków podatkowych np. pobrania danych w celu wystawienia faktury vat wskazanych w art. 106 e ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług, obowiązków rachunkowych), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

przez okres 5 lat od końca danego roku rozliczeniowego;

• realizacji naszych uzasadnionych interesów (np. ustalenia, dochodzenia, obrony przed roszczeniami oraz ich egzekucji), na podstawie art. 6 ust. 1 list. f RODO,

przez okres przedawnienia roszczeń (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej to termin przedawnienia według Kodeksu cywilnego wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz tych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata), przy czym w przypadku toczących się postępowań okres ten może się wydłużyć na czas prawomocnego zakończenia postępowania oraz do upływu nowych terminów przedawnienia;

• ułatwienia komunikacji związanej z realizacją umowy, w szczególności poprzez ustalenie osób odpowiedzialnych za realizację i uprawnionych do kontaktów w ramach jej wykonania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

przez okres współpracy;

• nawiązania współpracy biznesowej na podstawie zgody wyrażonej poprzez przekazanie danych kontaktowych (np. w formie wizytówki), przy czym przez przekazanie nam np. wizytówki wyraźnie potwierdzają Państwo, że wyrażają zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych we wskazanym celu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO,

przez okres 1 roku od dnia przekazania danych, chyba że nawiążemy współpracę biznesową, wówczas dane te przechowujemy przez okres współpracy; albo do momentu otrzymania oświadczenia o cofnięciu zgody;

• przyjmowania płatności elektronicznych za nasze usługi/towary, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

przez okres niezbędny do bieżących rozliczeń;

• umożliwienia kontaktu e-mailowego z nami, podjęcia kontaktu e-mail z Państwem, dokumentowania ustaleń dokonywanych między nami, prowadzenia korespondencji, przyjmowania pism, zgłoszeń, wniosków oraz udzielania odpowiedzi w formie elektronicznej:

* wobec korespondencji incydentalnej podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z nami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

* wobec korespondencji prowadzonej w celu zawarcia lub realizacji umowy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

* wobec wiadomości otrzymanej od Państwa (nadawcy), (w tym za pośrednictwem formularza kontaktowego) w której znajdzie się prośba o udzielenie informacji dotyczących naszej marki, produktów lub usług (np. cen, dostępności towaru, zasad współpracy), odpowiedź Państwu udzielona będzie zawierać żądane przez Państwa informacje, a wysłanie zapytania będzie oznaczało Państwa zgodę na przesłanie przez nas informacji handlowych na podany przez Państwa adres e-mail w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną); wyrażoną zgodę mogą Państwo cofnąć w każdym momencie bez podawania przyczyny, lecz informacje handlowe wysłane po otrzymaniu o nie zapytania, a przed cofnięciem zgody, będą wysłane zgodnie z prawem,

przez okres 1 roku od wpływu korespondencji, chyba że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do upływu okresów przedawnienia (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej to termin przedawnienia według Kodeksu cywilnego wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz tych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata); albo do momentu otrzymania oświadczenia o cofnięciu zgody.

6. Odbiorcą Państwa danych mogą być nasi pracownicy na podstawie stosownego upoważnienia. Możemy udostępnić Państwa dane osobowe urzędom skarbowym, organom ścigania lub innym organom władzy publicznej jeżeli zażądają tego od nas na podstawie obowiązujących przepisów prawa; kurierom lub operatorom pocztowym np. kiedy chcą Państwo byśmy dostarczyli Państwu towar lub gdy wysyłamy listy. Odbiorcami stają się również banki kiedy wpłacamy coś na Państwa rachunek lub inne podmioty płatnicze np. kiedy nie płacą nam Państwo gotówką. Ponadto Państwa dane mogą zostać ujawnione podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych są to np. firmy hostingowe lub informatyczne/serwisowe, które dbają np. o pocztę elektroniczną, czy systemy i oprogramowanie w firmie, kancelarie prawnicze np. kiedy nie dojdziemy do porozumienia w kwestii zapłaty za dostarczone towary lub wykonane usługi, firmy księgowe, które np. prowadzą nasze rozliczenia i przechowują dokumentację podatkową.

7. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne do:

• zawarcia lub wykonania umowy,
• wykonania na Państwa żądanie czynności przed zawarciem umowy,
• wystawienia faktury VAT,
• prowadzenia komunikacji w formie elektronicznej,
• dokonania płatności elektronicznych,
• nawiązania współpracy biznesowej.

W przypadku nie podania danych osobowych nie zawrzemy z Państwem umowy, ani nie podejmiemy żadnych czynności przed jej zawarciem, nie będziemy prowadzić komunikacji w formie elektronicznej, nie wystawimy faktury VAT, nie nawiążemy współpracy biznesowej, czy też nie będą realizowane płatności elektroniczne.

8. Mają Państwo prawo do:

*dostępu – uzyskania od nas potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. Jeżeli przetwarzamy takie dane, mogą Państwo uzyskać do nich dostęp oraz uzyskać następujące informacje: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);

*otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie możemy nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości; wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);

*sprostowania – żądania sprostowania dotyczących Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);

*usunięcia danych – żądania usunięcia Państwa danych osobowych, jeżeli nie mamy już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);

*ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

a) kwestionują Państwo prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych,

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiają się Państwo ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,

c) nie potrzebujmy już tych danych, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

d) wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstaw Państwa sprzeciwu,

*przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych Państwa dotyczących, które do nas Państwo dostarczyli, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody lub zawartej z Państwem umowy oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

*sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas dokonujemy oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Państwa interesy będą ważniejsze od naszych, będziemy zobowiązani zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO).

*cofnięcia zgody, jakiej Państwo udzielili  w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem.

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw mogą się Państwo z nami skontaktować wykorzystując podane dane kontaktowe i poinformować, z którego prawa i w jakim zakresie chcą Państwo skorzystać.

9. Nie przekazujemy Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

10. Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji w sposób zautomatyzowany (nie przetwarzamy Państwa danych osobowych w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania).

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być jednak pobieranie informacje takie jak: adres IP, czas dostępu, system operacyjny, rodzaj przeglądarki, adresy URL poszczególnych żądań HTTP, które służyć mają poprawie funkcjonalności strony lub obsługi Klienta, analizie danych statystycznych, ułatwieniu korzystania ze strony (art. 6 ust. 1 lit. F RODO).

IP

Możemy, gdy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową, gromadzić adres IP, który przydzielany jest komputerowi przez dostawcę usług internetowych. W większości przypadków jest przypisywany komputerowi dynamicznie co oznacza, że zmienia się przy każdym połączeniu z internetem choć zdarza się, że jest na stałe związany z danym komputerem. Wykorzystujemy IP przy diagnozie problemów z serwerem i zapewnieniu jego bezpieczeństwa, tworzeniu analiz statystycznych (np. z jakiego regionu najwięcej osób nas odwiedza), czy administrowaniu i udoskonalaniu naszej strony internetowej.

Cookies

Nasza strona używa także cookies, które są danymi informatycznymi np. małymi plikami tekstowymi zapisywanymi na urządzeniu końcowym np. na Państwa komputerze lub telefonie.

Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Cookies wykorzystywane są w celu ułatwienia Państwu korzystania ze strony internetowej, tworzenia statystyk, które pozwalają nam zrozumieć jak korzystają Państwo z naszej strony internetowej, dopasowania jej zawartości do preferencji użytkownika.

W ramach naszej strony internetowej korzystamy z dwóch typów cookies: sesyjnych, które usuwane są z pamięci komputera po jego wyłączeniu lub po zakończeniu sesji przeglądarki oraz trwałych przechowywanych w pamięci Państwa komputera/telefonu do czasu ich skasowania lub ich wygaśnięcia, żaden z nich nie służy ustaleniu Państwa tożsamości, nie zbiera informacji poufnych zapisanych w Państwa komputerze/telefonie, nie instaluje oprogramowania niechcianego lub złośliwego, czy nie zainfekuje go wirusem. Państwa przeglądarka internetowa zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie cookies, można jednak ograniczyć lub wyłączyć dostęp cookies do urządzenia zmieniając ustawienia w przeglądarce internetowej- konfigurację można przeprowadzić w popularnych przeglądarkach takich jak: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari. Szczegółe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja stosowanej przez Państwa przeglądarki internetowej. 

W przypadku kiedy wyłączą Państwo cookies, niektóre funkcje naszej strony internetowej mogą działać nieprawidłowo, a w skrajnym przypadku nie będzie można z niej korzystać.

Możemy również wykorzystywać zewnętrzne cookies np. pokazujące mapę z lokalizacją naszego biura za pomocą maps.google.com lub zbierające ogólne i anonimowe dane statystyczne za pomocą Google Analytics, Google Recaptcha- (administrator cookies zewnętrznego: Google Ireland Ltd z siedzibą w Irlandii), a także służące popularyzacji firmy za pomocą serwisu społecznościowego facebook.com (administrator cookies zewnętrznego: Facebook Ireland z siedzibą w Irlandii).

Logi serwera

Informacje o niektórych Państwa zachowaniach na naszej stronie internetowej podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania serwisem oraz zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi hostingowej i nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi stronę.

Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać: czas i data nadejścia zapytania lub wysłania odpowiedzi, nazwa stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP, informacje o odpowiedziach serwera lub błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP, adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) – w przypadku gdy przejście do serwisu nastąpiło przez odnośnik, adres URL poszczególnych żadań HTTP, informacje o przeglądarce użytkownika, systemie operacyjnym, informacje o adresie IP.

Pobrane informacje przechowujemy przez okres utrzymania serwisu www. nie dłużej jednak niż przez 72 miesiące od daty ostatniej aktywności na stronie www.

Protokół SSL

W celu zapewnienia Państwu bezpiecznego połączenia z naszą stroną internetową, wyposażyliśmy ją w specjalny certyfikat SSL, dzięki czemu transmisje są kodowane.

11. Na naszej stronie internetowej mogą znaleźć się linki lub odnośniki do innych stron internetowych, dlatego należy zapoznać się z ich polityką prywatności lub innymi dokumentami, gdy odwiedzają Państwo te strony, ponieważ nie odpowiadamy za ich zasady ochrony Państwa prywatności.

12. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego to jest Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w zakresie naruszenia Państwa praw do ochrony danych osobowych lub innych praw przyznanych na mocy RODO.

13. Systematycznie dokonujemy przeglądu Polityki Prywatności w naszej firmie dlatego też np. w przypadku zmiany przepisów, nowych wytycznych organów nadzoru, zmian technologicznych, czy też sposobów, celów lub podstaw przetwarzania danych osobowych, może ona ulec zmianie (informację o zmianie zamieścimy z wyprzedzeniem 7 dni). Aktualna wersja znajdzie się na stronie internetowej.

Ostatnia aktualizacja 28.07.2022 r.